MANAJEMEN PERKANTORAN

I. LATAR BELAKANG

Selama ini manajemen perkantoran merupakan hal yang sangat penting baik di pemerintahan maupun swasta karena hal ini merupakan suatu bentuk –bentuk organisasi usaha tumbuh dari kebutuhan manusia dan kondisi lingkungan , sekaligus bukan segala-galanya , Manajemen perkantoran adalah merupakan suatu pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas ketatausahaan dari sebuah kantor untuk mencapai tujuan dengan cara yang sehemat-hematnya ( seefesien mungkin ).Sehingga kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha atau pekerjaan tulis menulis.
Mungkin dapat dibenarkan pernyataan “ Manusia dalam usaha mengatur dan mengoorganisasikan dirinya banyak dipengaruhi oleh kondisi produksi dan perkembagan teknologi . Masalah penerapan dalam teknologi dalam manajemen tidak terutama terletak pada latar ekonomi. Peringatan dari Frank J. Jasinki mengemukakan bahwa “ suatu perubahan dalam produksi atau teknologi mempengaruhi hubungan-hubungan organisator “. Perubahan-perubahan yang terjadi yang disebabkan oleh penerapan teknologi perkantoran akan mempengaruhi hubungan sosial diantara manajer dan bawahan, antara personalia dengan personalia lainya dalam manajemen perkantoran tersebut. Jika manajemen perkantoran mengabaikan perubahan hubungan sosial seperti itu (yang disebut sebagai perubahan “ unsure inti “. Maka manajemen perkantoran akan megalami kegagalan dalam memahami potensi penuh dari perubahan yang terjadi dalam teknologi.






Manajemen perkantoran yang diorganisasikan berdasarkan pendekatan tradisional umumnya berjalan secara pertikal. Artinya pendekatan ini hanya mengandalkan diri pada hubungan antara pemimpin dan bawahan.,akan tetapi teknologi informasi, termasuk pemerosesan data dalam sistim informasi menejemen yang terintergrasi ke dalam “Menejemen tingkat horizontal”

II. PERMASALAHAN

Dalam pembentukan menejemen kantor sangat penting menilai dan menentukan tujuan ( Visi dan Misi kantor).serta kesiapan karyawan kantor di dalam menyikapi dengan perkembagan teknologi kian pesat salah satunya teknologi informasi menejemen (SIM ) ,karna teknologi informasi menejemen membutuhkan hubungan organisasi yang memiliki jaringan kerja yang progresif dan garis-garis yang berbeda oleh sebab itu di butuhkan menejer untuk membut keputusan yang tepat di dalam memecahkan masalah yang simultan,menejer harus mengadakan komunikasi dengan orang –orang yang sederajat hirarki,baik yang bukan pimpinan maupun bawahan .informasi melalui garis vertikal yang tradisional mungkin sangat bairokratis,lamban dan mengadung biaya yang sangat tinggi ,oleh karena itu perlu di bangun system informasi yang dapat berkerja dengan cepat di dalam mengambil keputusan.







III. PEMBAHASAN

Kantor adalah tempat yang biasanya di pergunakan untuk melaksanakan perkejaan dan pelayanan yang terus menerus sesuai perkembangan zaman yang kian hari kian pesat maka dituntut pegawai atau kariyawan untuk mampu menyesuaikan diri tehadap perkembangan teknologi dan informasi yang semakin moderen .Maka perlu di bangun sistim informasi yang dapat menujang perkerjaan para kariyawan agar lebih cepat , efisien dan menekan pemborosan serta memperkecil kebocoran – kebocoran angaran belanja kantor yang telah di anggarkan.Di dalam menjalankan menejemen perkantoran perlu adanya pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas ketatausahaan dari sebuah kantor untuk mencapai visi dan misi yang telah di tentukan menuju kearah pembangunan Good Goverment Yaitu pemerintahan yang bersih dan berwibawa maka dituntut juga peranan atasan di dalam memberi tugas atau pekerjaan sesuai ,tugas dan fungsi karyawan atau pegawai yang telah diatur dalam peraturan dan kebijakan pemerintah .Oleh karena itu didalam suatu kantor baik dipemerintahan maupun swasta perlu adanya suatu perinsip-perinsip dasar dalam suatu sistim menejemen kantor yaitu:
1. Sistim perkantoran hendaknya sederhana saja sehinga mempermudah dalam pengawasanya.
2. Spesialisasi hendaknya di pergunakan sebaik-baiknya.
3. Merangkap kerja atau kegembaran perkerjaan terutama pada formolir-formolir hendaknya di hindari.
4. Sistem hendaknya flekdsibel dan dapat di sesuaikan dengan kondisi-kondisi yang berubah.
5. Pembagian tugas tepat ( sesui keahlian masing – masing pegawai /kariyawan )
6. Penggunaan mesin –mesin perkantoran yang sebaik-baiknya.
7. Perkerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang seminim-minimnya/sesingkat-singkatnya.
Sehingga dengan kita mengetahui perinsip dasar menejemen kantor kita harus melihat dulu prosedur-prosedur pekerjaan perkantoran. Prosedur perkantoran adalah system-sistem perkantoran atau tata urutan-urutan dari pada langkah-langkah pelaksanaan pekerjaan kantor di dalam pekerjaan yang laksanakan dan berhubungan dengan publik relesen perlu adanya komoniokasi dua arah antara atasan dengan bawahan antara kantor satu dengan kantor lainya Yaitu dalam bentuk kordinasi yang bersipat kelembagaan sehinga membentuk hubungan yang harmonis antar kantor ataupun kelembagaan sehinga memudah kan kerjasama dalam bentuk:
1. Membuat pekerjaan kantor menjadi lebih lancar
2. Memberikan pengawasan yang lebih baik melalui pengarahan
3. Membuat koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berbeda
4. Dalam melaksanakan pekerjaan dengan formulir-formulir perkantoran dan alat-alat pekerjaan tata usaha yang sangat penting.
Dengan demikian maka dalam suatu kantor perlu adanya suatu hubungan yang mana dalam suatu hubungan tersebut perlu adanya suatu tata hubungan atau komunikasi kantor. Karena komunikasi adalah suatu bentuk komunikasi sosial atau antar manusia yang menyampaikan ide-ide, gagasan, pendapat dan informasi dari seseorang kepada pihak lain. Adapun cara dan alat yang dapat dipergunakan untuk komunikasi :
1. wawancara
2. rapat kerja
3. konferensi / pertemuan
4. pembicaraan lewat telepon
5. melalui mas media
6. melalui media elektronik
7. surat edaran, papan pengumuman, plakat laporan tahunan, surat
8. siklus internet
Dengan apa bila kita melakukan suatu pekerjaan yang mana berhubungan dengan kantor maka kita harus melihat terlebih dahulu dan mengetahui tata cara penataan suatu kantor yaitu dengan penentuan mengenai kebutuhan – kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari sebuah ruang untuk penggunaan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang sehemat-hematnya.Sehingga akan memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai , lebih memudahkan hubungan antar para pegawai , jika terjadi penambahyan pegawai / perabot kantor, tata ruang yang terbuka lebih mudah menampungnya. Sehingga dengan demikian manajemen perkantoran sangat bermanfaat demi kelancaran serta proses dari suatu pekerjaan baik dipemerintahan maupun swasta.









IV. KESIMPULAN

Dengan adanya manajemen perkantoran maka suatu pekerjaan yang dilakukan dengan niat yang baik dan tulus serta iklas akan membuat suatu proses pekerjaan akan lebih mudah dan terarah sesuai apa yang diinginkan yang mana proses tersebut telah tertuang dengan adanya suatu visi dan misi yaitu Gerbang Dayaku yang mana apabila dilakukan dengan terarah dan baik akan membuat masyarakat Kutai Kartanegara lebih maju dalam segala hal.
Jika ada saran-saran dari masyarakat atau teman teman untuk kebaikan atau kesempurnaan hendaknya diterima denga n sikap ter buka .